"การปรับปรุงรายการ" ที่พบบ่อย

ปัจจุบันในการจัดทำงบการเงิน มีกระบวนการตั้งแต่จัดทำเอกสาร รวบรวมแล้วบันทึกข้อมูลในระบบโปรแกรมสำเร็จรูป (บางที่ก็ยังใช้ paper อยู่นะ) จากนั้นที่เหลือก็ปล่อยหน้าที่ให้เป็นของ software ไป Output ที่ได้รับ จะเป็นรายงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ทะเบียนสินทรัพย์ รายงานสินค้า บัญชีแยกประเภท หรือแม้แต่งบทดลอง ซึ่งข้อมูลจากรายงานต่าง ๆ จะนำไปใช้ประกอบการจัดทำงบการเงิน สิ่งหนึ่งที่จำเป็นคือต้องมีการสอบทานหรือตรวจสอบข้อมูลเพื่อให้เกิดความเชื่อมั่นอย่างสมเหตุสมผล หากมีรายการข้อผิดพลาดก็จะมีกระบวนการปรับปรุงเกิดขึ้น โดยรายการปรับปรุงนั้น ที่พบเห็นบ่อย ๆ ผู้เขียนพอจะนำมาสรุปให้ท่านได้เข้าใจดังนี้

กลุ่มรายได้ ประกอบไปด้วย รายได้รับล่วงหน้า และรายได้ค้างรับ การจะปรับปรุงรายการเหล่านี้ขึ้นอยู่กับการบันทึกรายการปกติว่าเป็นอย่างไร เช่น บันทึกไว้เป็นรายได้ทั้งจำนวน หรือหนี้สินทั้งจำนวน

รายได้รับล่วงหน้า คือ การรับเงินมาก่อนแต่ยังไม่รับรู้เป็นรายได้ในปีปัจจุบัน ซึ่งจะรู้รายได้ในปีต่อ ๆ ไป
รายได้ค้างรับ คือ มีการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการแล้ว (รับรู้รายได้ในปีปัจจุบัน) แต่ยังไม่ได้รับชำระเงิน

ตัวอย่าง บริษัทมีพื้นที่ให้ลูกค้าเช่า เดือนละ 5,000 บาท แต่ลูกค้าจ่ายเงินมาทั้งก้อนสำหรับ 6 เดือน ในวันที่ 1 พฤศจิกายน 25x1 บริษัทปิดบัญชีทุกวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี

ตัวอย่าง บริษัทให้เช่าพื้นที่แก่ลูกค้า เดือนละ 5,000 บาท ตกลงกันให้จ่ายชำระทุกสิ้นเดือน แต่เดือน ธันวาคม 25x1 ลูกค้าจ่ายชำระวันที่ 8 มกราคม 25x2 บริษัทปิดบัญชีทุกวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี


กลุ่มค่าใช้จ่าย ประกอบด้วย ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า และค่าใช้จ่ายค้างจ่าย การปรับปรุงจะมีลักษณะใกล้เคียงกับกลุ่มรายได้ (อย่าสับสนกันนะจ๊ะ)
ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า คือ การจ่ายเงินก่อนล่วงหน้าแต่เป็นค่าใช้จ่ายของรอบบัญชีต่อ ๆ ไป
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายสำหรับงวดบัญชีปัจจุบัน แต่ไปจ่ายชำระในรอบบัญชีต่อ ๆ ไป

ตัวอย่าง บริษัทได้จ่ายค่าเบี้ยประกันสำหรับ 1 ปี เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 25x1 จำนวนเงิน 12,000 บาท บริษัทปิดบัญชีทุกวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี

ตัวอย่าง บริษัทได้รับใบวางบิลค่าจ้างทำของสำหรับช่วงเวลา 1 - 15 ธันวาคม 25x1 จำนวนเงิน 6,000 บาท แต่ไปจ่ายชำระในวันที่ 18 มกราคม 25x3 บริษัทปิดบัญชีทุกวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี

วัสดุสิ้นเปลือง คือ ทรัพย์สินที่กิจการได้มาเพื่อใช้ภายในกิจการซึ่งเป็นทรัพย์สินที่ใช้แล้วหมดไป อายุการใช้งานไม่เกิน 1 ปี เช่น กระดาษ ปากกา หมึกพิมพ์ เป็นต้น สำหรับการบันทึกรายการ ณ วันที่ได้มา สามารถบันทึกได้ 2 ลักษณะคือ บันทึกไว้เป็น "สินทรัพย์" หรือ "ค่าใช้จ่าย"

ตัวอย่าง ระหว่างปี บริษัทซื้อวัสดุสำนักงาน (หมีกพิมพ์) มาใช้ภายในกิจการ 10 กล่อง กล่องละ 1,500 บาท สิ้นงวดบัญชีคงเหลือ 3 กล่อง





ค่าสึกหรอ/ค่าเสื่อมราคา คือ การตัดจำหน่ายราคาของสินทรัพย์ตามอายุการใช้งานของสินทรัพย์ ซึ่งมีวิธีการคำนวณได้หลายวิธี แต่ผู้เขียนขอยกยอดไปในบทความต่อ ๆ ไปเพื่อจะได้ลงลึกในรายละเอียดมากขึ้น

ตัวอย่าง ณ วันที่ 1 มกราคม 25x1 บริษัทซื้อเครื่องพิมพ์ในราคา 6,000 บาท คาดว่าจะใช้งานได้ 5 ปี บริษัทคิดค่าเสื่อมราคาดังกล่าวตามวิธีเส้นตรง ซึ่งค่าเสื่อมราคาดังกล่าวยังไม่ได้บันทึกบัญชี หากปิดบัญชีทุกวันที่ 31 ธันวาคม

หนี้สงสัยจะสูญ/หนี้สูญ คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากกิจการไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ เป็นรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นตามปกติ (กิจการก็ไม่ได้อยากให้เกิด) โดยทั่วไปแล้วมักจะประเมินทุกสิ้นปี หรือรายไตรมาส ในการบัญชีเกี่ยวกับลูกหนี้จะมีเรื่องของภาษีอากรเข้ามาเกี่ยวข้อง สำหรับตัวอย่างในบทความนี้ผู้เขียนขอเน้นในส่วนที่เป็นไปตามหลักการบัญชีก่อน การบันทึกเกี่ยวกับหนี้สงสัยจะสูญ/หนี้สูญในทางภาษีอากร ผู้เขียนขอยกยอดไปในบทความต่อ ๆ ไป เพื่อจะได้เข้าใจง่ายมากขึ้น

ตัวอย่าง ปี 25x1 บริษัทคาดว่าจะเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้จำนวนหนึ่งจำนวน 600 บาท ต่อมาปี 25x2 บริษัทต้องการตัดลูกหนี้ที่ไม่สามารถเก็บหนี้ได้แล้วจริง ๆ ให้เป็นสูญ 500 บาท




ผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งที่บทความนี้จะเป็นประโยชน์แก่ท่านที่สนใจทั่วไป